Tìm hiểu về Focus Cell: Cài đặt ẩn trong Excel giúp bảng tính dễ đọc hơn ngay lập tức

Làm việc với bảng tính lớn đồng nghĩa với việc liên tục theo dõi hàng và cột, và rất dễ bị lạc mất vị trí khi bạn đang nhìn vào hàng trăm ô. Mọi người đã thử nhiều cách giải quyết khác nhau trong những năm qua - phóng to, sử dụng định dạng có điều kiện, điều chỉnh độ rộng cột - nhưng không cách nào thực sự hiệu quả.

Giải pháp là một tính năng của Microsoft Excel có tên là Focus Cell. Nó giải quyết vấn đề dễ đọc bằng cách làm nổi bật hàng và cột đang hoạt động bằng một dấu chữ thập động tinh tế. Nó không hào nhoáng, nhưng giúp loại bỏ sự nhiễu loạn hình ảnh và làm cho việc điều hướng dữ liệu dày đặc trở nên dễ dàng hơn nhiều. Hiện nay, tính năng này được sử dụng rộng rãi trong Excel cho Microsoft 365 trên Windows, macOS và web. Nó nhanh chóng trở thành cài đặt thường dùng khi nhập dữ liệu. Nếu dành thời gian làm việc với bảng tính, bạn cần biết về tính năng này.

Focus Cell là một giải pháp thay thế tốt hơn nhiều so với các thủ thuật định dạng có điều kiện

Hãy bảo vệ bảng tính khỏi tình trạng chậm hiệu năng do các quy tắc phức tạp gây ra!

Trước khi Focus Cell tồn tại, cách phổ biến nhất để làm nổi bật hàng và cột đang hoạt động là thông qua định dạng có điều kiện kết hợp với macro VBA. Về mặt kỹ thuật, phương pháp này hoạt động, nhưng nó khá rườm rà và có những nhược điểm thực sự.

Phương pháp thông thường là tạo một quy tắc định dạng có điều kiện để kiểm tra xem hàng hoặc cột của một ô có khớp với ô đang được chọn hay không. Vì định dạng có điều kiện không tự động phát hiện ô đang được chọn, bạn phải kết hợp nó với một macro "Worksheet_SelectionChange" buộc bảng tính phải tính toán lại mỗi khi di chuyển. Kết quả là một con trỏ tự chế hoạt động tạm được. Sau khi sử dụng phương pháp này một thời gian, nhiều người không khuyến khích sử dụng nó.

Vấn đề lớn nhất với phương pháp VBA là nó làm gián đoạn chuỗi Undo. Vì macro chạy mỗi khi bạn nhấp vào một ô, bộ nhớ của Excel về các hành động trước đó sẽ bị xóa, nghĩa là bạn không thể dễ dàng sửa lỗi. Chức năng Focus Cell giải quyết được tất cả những vấn đề này. Đó là một tính năng giao diện người dùng gốc cung cấp hướng dẫn trực quan tương tự mà không cần chạm vào dữ liệu, làm gián đoạn quy trình làm việc hoặc làm chậm tốc độ tính toán của bảng tính.

Cách bật và tùy chỉnh Focus Cell trong Excel

Chọn kiểu highlight không xung đột với chủ đề hiện có

Nếu bạn đang sử dụng Excel trên web hoặc phiên bản Excel mới nhất cho Microsoft 365, việc bật tính năng này chỉ mất một khoảnh khắc. Bạn không cần phải tìm kiếm trong menu Options ẩn hoặc viết bất kỳ code nào. Cài đặt này được ẩn ngay trên ribbon chính.

Để bật tính năng này, hãy làm theo các bước sau:

1. Mở workbook của bạn và nhấp vào tab View trên ribbon trên cùng.
2. Tìm nút Focus Cell (thường nằm cạnh các nút bật/tắt Gridlines và Headings).
3. Nhấp vào nút một lần để kích hoạt con trỏ.

Sau khi được bật, bạn sẽ thấy một vùng highlight màu theo dõi chuyển động của bạn. Nó sẽ theo bạn khi bạn sử dụng các phím mũi tên hoặc nhấp chuột, cung cấp điểm tham chiếu ngang và dọc tức thì.

Tùy chỉnh giao diện Focus Cell theo ý thích

Màu highlight mặc định thường là màu xanh lá cây nhạt, nhưng bạn có thể thay đổi nó để phù hợp với sở thích trực quan của mình. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bảng tính đã sử dụng các màu nền cụ thể cho tiêu đề hoặc kiểu hàng xen kẽ. Bạn muốn một màu nổi bật mà không làm khó đọc văn bản bên dưới.

Để thay đổi màu, hãy nhấp vào mũi tên drop-down trên nút Focus Cell trong tab View. Bạn có thể chọn từ một số màu được thiết lập sẵn. Nhiều người thích màu có độ tương phản cao, như màu xanh lá cây, khi làm việc với các tập dữ liệu số, vì nó làm nổi bật hàng đang hoạt động. Vì vùng highlight có độ trong suốt bán phần, nó sẽ không che khuất đường viền ô hoặc định dạng phông chữ của bạn.

Sử dụng phím tắt để bật/tắt vùng highlight nhanh chóng

Có những lúc con trỏ có thể gây cản trở - đặc biệt nếu bạn đang cố gắng chụp ảnh màn hình báo cáo hoặc nếu đang trình bày màn hình của mình cho một nhóm. Thay vì điều hướng trở lại tab View mỗi lần, bạn có thể sử dụng các phím tắt trên thanh ribbon của Excel để bật/tắt tính năng này. Việc nắm vững các phím tắt Excel thiết yếu cho Windows có thể tăng tốc đáng kể quy trình làm việc khi xử lý các cài đặt bật/tắt nhỏ này.

Nhấn Alt > W > E > F theo trình tự (từng phím một). Trình tự này kích hoạt tab View và bật/tắt Focus Cell. Việc ghi nhớ phím tắt này cho phép bạn sử dụng tính năng này như một thước đo tạm thời. Bạn có thể bật nó lên khi đang thực hiện kiểm toán và tắt nó đi khi đã tìm thấy điểm dữ liệu cần tìm.

Kết hợp Focus Cell với Freeze Panes

Giữ cho tiêu đề cột luôn hiển thị trong khi con trỏ theo dõi dữ liệu

Chức năng Focus Cell rất hữu ích để biết bạn đang ở đâu, nhưng nó còn tốt hơn nữa khi bạn kết hợp nó với Freeze Panes. Trên một bảng tính lớn, bạn thường bị mất tiêu đề cột khi cuộn xuống. Khi kết hợp hai tính năng này, bạn sẽ có cảm giác như đang ở bảng điều khiển, nơi bạn luôn biết mình đang ở cột nào (nhờ tiêu đề) và chính xác hàng nào (nhờ con trỏ Focus Cell).

Để thiết lập đúng cách:

1. Nhấp vào ô ngay bên dưới hàng bạn muốn đóng băng và bên phải cột bạn muốn đóng băng. Đối với hầu hết các bảng tính, đây là ô B2 (đóng băng hàng 1 và cột A).
2. Đi đến tab View trên thanh ribbon.
3. Nhấp vào Freeze Panes, rồi chọn lại Freeze Panes từ menu drop-down.

Sự kết hợp này loại bỏ gần như tất cả các trở ngại khi nhập dữ liệu. Freeze Panes cho bạn biết mỗi cột dùng để làm gì; Chức năng Focus Cell cho bạn biết chính xác vị trí con trỏ của bạn trong cấu trúc đó. Một chức năng xử lý ngữ cảnh, chức năng còn lại xử lý vị trí, và cả hai chức năng đều không xung đột với nhau.

Hãy luôn bật cả hai chức năng này trên bất kỳ bảng tính nào có hơn khoảng 40 hàng. Đó là một bước thiết lập nhỏ nhưng giúp loại bỏ rất nhiều rắc rối không cần thiết. Nếu bạn muốn sử dụng chức năng này nhiều hơn nữa, Excel cung cấp các tùy chọn hiển thị bổ sung như Split View và Watch Window hoạt động tốt cùng với những tính năng này.