Hướng dẫn dọn dẹp bảng dữ liệu Excel

Dữ liệu Excel lộn xộn có thể gây lãng phí thời gian rất lớn trong việc xử lý dữ liệu. Khi bạn phải làm việc với một bảng tính Excel chứa đầy các mục nhập không nhất quán, giá trị bị thiếu và các hàng trùng lặp thì cần thêm nhiều thời gian để làm việc hơn. Trong bài viết này bạn sẽ có thêm một số công cụ để làm gọn và dọn dẹp bảng dữ liệu Excel.

Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả Excel

Excel cũng có trình kiểm tra chính tả tích hợp sẵn để sửa các lỗi chính tả nhanh chóng.

• Excel 2019 (Phần 10): Kiểm tra chính tả

Xóa các mục trùng lặp trong Excel

Bảng tính có dữ liệu hoặc mục nhập trùng lặp mà bạn không hề hay biết. Thay vì xem xét dữ liệu thủ công, bạn có thể sử dụng công cụ tích hợp sẵn để thực hiện việc này.

• Cách xóa dữ liệu, nội dung trùng lặp trong Excel

Sử dụng xác thực dữ liệu Excel

Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu giống như việc thiết lập các quy tắc nhóm cho các ô trong Excel. Điều này đảm bảo chỉ có loại dữ liệu chính xác mới được nhập vào và loại bỏ mọi lỗi hoặc sai sót chính tả.

Tùy vào yêu cầu nhập dữ liệu của bạn là gì mà chúng ta thiết lập dữ liệu phù hợp.

• Cách giới hạn giá trị nhập bằng Data Validation Excel
• Cách tạo thông báo nhập dữ liệu trùng trên Excel

Chuyển đổi văn bản thành cột trong Excel

Với một công cụ có sẵn trong Excel, bạn có thể tách một cột văn bản thành nhiều cột, chính xác.

• Hướng dẫn tách dữ liệu cột trong Excel

Xóa tất cả định dạng trong Excel

Bảng tính sử dụng nhiều thiết lập, định dạng sẽ ảnh hưởng tới việc bạn chỉnh lại bảng tính theo ý mình. Với trường hợp này bạn nên xóa tất cả định dạng Excel để đưa bảng tính về với trạng thái ban đầu, chỉ có dữ liệu thông thường mà thôi.

• Hướng dẫn xóa định dạng bảng trong Excel

Nếu xóa bảng tính có điều kiện thì chúng ta nhấn Conditional Formatting > Clear Rules > Clear Rules From Entire Sheet.

Loại bỏ khoảng trắng trong Excel

Bạn thậm chí có thể sử dụng các công thức và hàm để loại bỏ khoảng trắng thừa và các ký tự không thể in được, cũng như viết chữ hoa trong Excel. Tất cả đều được thực hiện bằng hàm hoặc công thức trong Excel.

• Hàm TRIM: Hàm bỏ khoảng trắng thừa trong Excel
• 5 cách viết hoa chữ cái đầu trong Excel
• 5 hàm giúp dọn dẹp ngay lập tức bảng tính Excel lộn xộn

Chia nội dung thành nhiều trang

Thay vì nhồi nhét vào tất cả nội dung vào một trang tính duy nhất, các bảng từ PivotTable, biểu đồ, bộ lọc, dòng thời gian,... hãy sử dụng các trang tính khác nhau cho các mục đích cụ thể.

Khi đó bạn dễ dàng làm việc hơn mà không làm ảnh hưởng tới nội dung khác nếu chúng không cần liên kết với nhau.