Tạo biểu mẫu có thể điền trong Word

Microsoft Word không chỉ dành cho tài liệu. Nó còn có khả năng tạo biểu mẫu điền được một cách đáng ngạc nhiên. Thiết lập nhanh chóng, trông chuyên nghiệp và hoạt động hoàn hảo để chia sẻ hoặc in ấn.

1. Kích hoạt tab Developer

Trước khi có thể tạo biểu mẫu trong Word, bạn cần kích hoạt tab Developer. Microsoft ẩn tab này, nhưng nó chứa tất cả các điều khiển biểu mẫu bạn sẽ sử dụng.

Nhấp vào File trên ribbon, sau đó chọn Options từ menu. Trong hộp thoại Word Options xuất hiện, nhấp vào Customize Ribbon ở bảng điều khiển bên trái. Bạn sẽ thấy hai cột hiển thị các tab và lệnh khả dụng. Trong cột bên phải có nhãn Customize the Ribbon, hãy tìm Developer trong danh sách và đánh dấu vào ô bên cạnh. Nhấp vào OK để lưu các thay đổi.

Tab Developer giờ đây sẽ xuất hiện trên thanh ribbon của Word, nằm giữa tab View và Help. Tab này chứa tất cả các công cụ điều khiển nội dung bạn sẽ sử dụng để tạo những phần tử biểu mẫu tương tác. Ngoài ra, nó còn có tất cả các tùy chọn để bảo mật bố cục của biểu mẫu đã hoàn thành.

2. Tạo bố cục bằng bảng

Giống như tài liệu, các biểu mẫu trông chuyên nghiệp cần được căn chỉnh gọn gàng và khoảng cách nhất quán. Bí quyết để tạo ra các biểu mẫu đẹp mắt nằm ở việc sử dụng bảng Microsoft Word làm nền tảng cấu trúc, mặc dù kết quả cuối cùng sẽ không giống như một bảng thông thường.

Chèn bảng bằng cách vào Insert > Table và chọn một bảng 2 cột với đủ hàng cho tất cả các trường biểu mẫu. Cột bên trái chứa các nhãn trường (như "Full Name" hoặc "Email Address"), trong khi cột bên phải chứa những điều khiển biểu mẫu thực tế nơi người dùng nhập thông tin.

Nhập tất cả các nhãn trường của bạn vào cột bên trái. Nếu bạn cần đánh dấu các trường bắt buộc, hãy sử dụng dấu sao hoặc dấu hiệu khác. Ở cột bên phải, hãy chừa chỗ cho các điều khiển biểu mẫu mà chúng ta sẽ thêm vào ở bước tiếp theo. Đừng lo lắng về việc định dạng bảng Word lúc này.

Bảng đảm bảo rằng tất cả các nhãn biểu mẫu của bạn được căn chỉnh hoàn hảo và những trường biểu mẫu được sắp xếp nhất quán, bất kể mỗi nhãn chứa bao nhiêu văn bản.

3. Thả các chức năng kiểm soát nội dung

Bây giờ, hãy thêm các chức năng điều khiển biểu mẫu thực tế mà người dùng sẽ tương tác. Word cung cấp một số loại chức năng kiểm soát nội dung, mỗi loại được thiết kế cho các loại thông tin khác nhau. Đặt con trỏ chuột vào cột bên phải bên cạnh mỗi nhãn trường, sau đó chọn điều khiển phù hợp từ tab Developer.

Đối với các trường văn bản cơ bản như tên, địa chỉ và địa chỉ email, hãy sử dụng Rich Text Content Control (biểu tượng "Aa"). Thao tác này sẽ tạo một hộp văn bản nơi người dùng có thể nhập phản hồi của họ. Các chức năng kiểm soát rich text có thể mở rộng cho những mục dài hơn.

Khi bạn cần người dùng chọn từ danh sách tùy chọn được xác định trước, Drop-Down List Content Control sẽ là lựa chọn hoàn hảo. Sau khi chèn chức năng này, hãy nhấp vào Properties trên tab Developer để thêm các mục danh sách của bạn. Đối với biểu mẫu xin việc, bạn có thể tạo một menu drop-down cho "Vị trí Ứng tuyển" với các tùy chọn như "Người viết tự do", "Trợ lý SEO" và "Biên tập viên", v.v...

Các trường ngày tháng sẽ được hưởng lợi từ Date Picker Content Control, cung cấp cửa sổ pop-up lịch đảm bảo định dạng ngày tháng nhất quán. Điều này đặc biệt hiệu quả đối với các trường như "Available Start Date" hoặc "Date of Birth" nơi bạn muốn tránh nhầm lẫn về định dạng ngày tháng.

Đối với các câu hỏi có/không hoặc lựa chọn nhiều đáp án, hãy sử dụng Check Box Content Controls. Chúng hoạt động tốt cho danh sách kỹ năng, giới tính hoặc hộp kiểm đồng ý. Viết các tùy chọn vào ô và sau đó đặt một hộp kiểm riêng biệt trước mỗi tùy chọn, cho phép người dùng chọn nhiều mục khi thích hợp.

Đối với các câu trả lời dài hơn như "Tại sao bạn muốn công việc này?" hoặc những phần phản hồi, hãy chèn Rich Text Content Control và thay đổi kích thước ô của bảng để cung cấp đủ không gian.

4. Tạo biểu mẫu hoàn thiện

Sau khi tất cả các chúc năng kiểm soát nội dung đã được thiết lập, hãy chỉnh sửa giao diện và chức năng của biểu mẫu. Bắt đầu bằng cách tùy chỉnh thuộc tính của từng chức năng điều khiển. Nhấp chuột phải vào bất kỳ chức năng kiểm soát nội dung nào và chọn Properties để thiết lập văn bản giữ chỗ, hướng dẫn hoặc tùy chọn định dạng bằng Styles. Văn bản giữ chỗ giúp hướng dẫn người dùng bằng cách hiển thị thông tin cần nhập vào từng trường. Để thực hiện việc này, bạn cần ở Design Mode (Developer > Controls > Design Mode).

Để ẩn cấu trúc bảng và tạo giao diện gọn gàng, hãy chọn toàn bộ bảng và vào Table Design > Borders. Chọn No Border để xóa tất cả các đường kẻ bảng hiển thị. Tuy nhiên, bạn có thể tự do thiết kế biểu mẫu từ đây.

Thêm tiêu đề chuyên nghiệp vào biểu mẫu của bạn với tiêu đề như "Biểu mẫu tiếp nhận công việc" và bao gồm các hướng dẫn ngắn gọn như "Vui lòng điền đầy đủ tất cả các trường bắt buộc" hoặc "Các trường được đánh dấu * là bắt buộc". Điều này giúp người dùng hiểu cách tương tác với biểu mẫu của bạn một cách hiệu quả.

Bước cuối cùng là bảo vệ biểu mẫu của bạn để ngăn người dùng vô tình sửa đổi bố cục trong khi vẫn cho phép họ điền vào các trường được chỉ định. Đi đến tab Developer và nhấp vào Restrict Editing. Trong bảng xuất hiện, chọn Allow only this type of editing in the document và nhấp vào Filling in forms từ menu drop-down. Nhấp vào Yes, Start Enforcing Protection và đặt mật khẩu nếu được yêu cầu.

5. Kiểm tra và chia sẻ

Trước khi phân phối biểu mẫu, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo mọi thứ hoạt động như mong đợi. Lưu tài liệu của bạn và mở lại để xem biểu mẫu hoạt động như thế nào đối với người dùng cuối. Nhấn phím tab qua từng trường để xác minh rằng việc điều hướng diễn ra logic từ điều khiển này sang điều khiển khác. Điền đầy đủ biểu mẫu để kiểm tra xem tất cả các phần có chấp nhận đầu vào chính xác không và danh sách drop-down có chứa đúng các tùy chọn hay không.

Kiểm tra biểu mẫu của bạn trong các tình huống khác nhau. Hãy thử mở biểu mẫu trên các máy tính hoặc thiết bị khác nhau nếu có thể và xem xét cách thức hoạt động nếu người dùng không sử dụng cùng phông chữ hoặc phiên bản Word mà bạn đã sử dụng để tạo biểu mẫu. Lưu một bản sao dưới dạng PDF để xem biểu mẫu hoạt động như thế nào ở định dạng đó. Công ty của bạn có thể thích phân phối biểu mẫu dưới dạng PDF để giữ nguyên định dạng trên các hệ thống khác nhau.

Khi hài lòng với chức năng và giao diện của biểu mẫu, bạn có thể chia sẻ qua email, upload lên ổ chia sẻ hoặc tích hợp vào các tài liệu hiện có.