6 cách tăng tốc quản lý email trong Outlook

Quản lý email trong Outlook đôi khi gây rắc rối với người dùng khi email tới nhiều hơn bạn tưởng. Nhưng trong Outlook có một số tính năng ẩn hữu ích để bạn có thể quản lý email đơn giản hơn, từ việc sắp xếp, trả lời và tổ chức email cũng nhanh chóng hơn rất nhiều. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn tăng tốc quản lý email Outlook.

Tự động hóa tác vụ lặp lại với Quick Steps Outlook

Tại tab Home bạn nhấn vào mũi tên dưới nhóm Quick Steps rồi chọn New, chọn các hành động bạn muốn tự động hóa và sử dụng Custom nếu bạn muốn tạo quy trình làm việc của riêng mình.

Truy cập email quan trọng với thư mục tìm kiếm

Bạn có thể tạo thư mục tìm kiếm hiển thị tất cả email chưa đọc trong khi vẫn giữ chúng ở thư mục gốc. Để sử dụng tính năng này, trước tiên hãy sử dụng thanh tìm kiếm để xác định và kiểm tra các tiêu chí bạn muốn.

Tiếp theo, vào Folder > New Search Folder, chọn Create a customized Search Folder và nhấp vào Choose. Đặt tên cho thư mục, nhấp vào Criteria để thiết lập các điều kiện là xong.

Theo dõi email bằng cách mã hóa màu sắc

Không phải tất cả email trong hộp thư đến của bạn đều có tầm quan trọng như nhau. Khi tất cả các email này lẫn lộn với nhau, thì mã màu giúp bạn sắp xếp email một cách trực quan và dễ dàng.

Để mã hóa màu email từ một người gửi cụ thể, hãy vào tab View, nhấp vào View Settings và chọn Conditional Formatting. Nhấp vào Add rồi nhập tên cho quy tắc và chọn Condition. Thiết lập tiêu chí của quy tắc và nhấp vào Ok.

Sau đó, nhấp vào Font để chọn cách hiển thị các email phù hợp với quy tắc.

Sử dụng mẫu và lên lịch gửi email

Bạn soạn một email mới, vào File > Save As rồi chọn Save as Type và chọn Outlook Template, đặt tên cho mẫu để lưu lại.

Nếu bạn trì hoãn việc trả lời email và sau đó quên mất, bạn có thể sử dụng tính năng Gửi sau để lên lịch gửi. Soạn tin nhắn rồi nhấp vào mũi tên tại nhóm Tags, chọn Do Not Deliver Before, chọn ngày và giờ tùy chỉnh rồi gửi.

Tận dụng tối đa các phím tắt

Outlook hỗ trợ một loạt các phím tắt có thể tiết kiệm đáng kể thời gian. Từ việc trả lời tin nhắn đến sắp xếp email, một vài thao tác gõ phím có thể thay thế nhiều lần nhấp chuột và điều hướng menu.

• 6 phím tắt Outlook hữu ích có thể sử dụng hàng ngày

Sử dụng truy vấn tìm kiếm

Ngay cả khi đã sắp xếp thư mục hợp lý và thiết lập các quy tắc, việc tìm kiếm một email cụ thể vẫn mất nhiều thời gian. Để tìm email nhanh hơn và chính xác hơn, hãy sử dụng các truy vấn tìm kiếm có mục tiêu.

Ví dụ, sử dụng from:abc@outlook.com hoặc to:abc@outlook.com sẽ lọc các tin nhắn được gửi bởi hoặc đến một người cụ thể, hasattachments: chỉ hiển thị các email có tệp đính kèm, received:this month thu hẹp kết quả xuống các email được nhận trong tháng hiện tại, subject:meeting giúp bạn tìm các tin nhắn liên quan đến cuộc họp.