5 tính năng Microsoft 365 mạnh mẽ nên dùng hàng ngày

Microsoft 365 mang tới người dùng nhiều tính năng chuyên nghiệp hơn cho bộ công cụ Word, Excel, PowerPoint, OneNote và nhiều ứng dụng khác. Nếu bạn sử dụng Microsoft 365 thì cần biết tới những tính năng ẩn nhưng lại vô cùng mạnh mẽ, tăng hiệu quả công việc của bạn. Dưới đây là một số tính năng mạnh mẽ trên Microsoft 365 nên dùng hàng ngày.

Sử dụng thanh tìm kiếm trên Microsoft 365

Thanh tìm kiếm trong Microsoft 365 sẽ hiển thị nhiều hơn khi bạn dùng phím tắt Ctrl+F. Nội dung gợi ý bao gồm các công cụ bạn đã sử dụng gần đây trong ứng dụng hiện tại, các công cụ khác, những người bạn đã cộng tác trong Microsoft 365…

Bạn có thể sử dụng phím tắt Alt + Q để truy cập nhanh vào hộp tìm kiếm của Microsoft.

Quick Parts trong Microsoft Office

Trong Microsoft 365, bạn có thể tạo các khối nội dung được gọi là Quick Parts để có thể nhanh chóng chèn vào bất cứ khi nào cần.

• Cách sử dụng Quick Parts chèn nhanh khối văn bản Word

Với Outlook bạn có thể dùng Template để tạo những đoạn nội dung chèn nhanh như vậy.

Trong giao diện Outlook bạn nhấn vào mục Insert rồi chọn Apps. Lúc này người dùng nhấn chọn vào My Templates để tạo mẫu văn bản.

Trong giao diện mới hiển thị bạn chọn vào +Template rồi nhập nội dung bạn muốn làm mẫu sử dụng. Sau đó nhấn Save để lưu lại mẫu này.

Bất cứ khi nào bạn muốn dùng mẫu thì nhấn Insert > Apps > My Templates rồi chọn mẫu văn bản sử dụng.

Sử dụng Power Query trong Excel

Power Query trong Excel không chỉ cho phép bạn nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau mà còn chuyển đổi dữ liệu trước khi nhập, để dữ liệu cuối cùng trong bảng tính có định dạng như mong muốn.

• Cách kết hợp nhiều bộ dữ liệu trong Microsoft Excel bằng Power Query

Sử dụng Quick Steps trong Outlook

Chúng ta có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian bằng cách thiết lập Quick Steps. Đây là các nhóm thao tác mà bạn có thể thực hiện chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc sử dụng phím tắt.

• Cách sử dụng Quick Steps trong Microsoft Outlook

Clipboard trong Microsoft 365

Có một tính năng clipboard chuyên dụng cho phép bạn xem tối đa 24 mục bạn đã sao chép gần đây nhất giữa các ứng dụng Microsoft 365.

Chẳng hạn khi bạn sao chép nội dung trong Excel, bạn sẽ thấy nội dung đó trong lịch sử Clipboard của Word và ngược lại. Lúc này bạn có thể paste bất kỳ mục nào trong clipboard vào các ứng dụng Microsoft 365 bạn cần dùng.