Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong kinh doanh như thế nào?

Hãy xác định những nhiệm vụ nào cần tự động hóa và những nhiệm vụ nào cần sự can thiệp của con người. Sau đó, xây dựng lộ trình triển khai AI của bạn!

Cơ hội AI cho doanh nghiệp nhỏ

Những công ty lớn có các bộ phận cho mọi thứ: Đội ngũ tiếp thị, nhân viên chăm sóc khách hàng, quản lý vận hành, nhân viên tài chính.

Bạn chỉ có… một mình hoặc có thể là một nhóm nhỏ.

Trước đây, điều này có nghĩa là phải chấp nhận rằng một số việc sẽ không được hoàn thành. Hoặc chúng sẽ được hoàn thành lúc 11 giờ đêm khi bạn nên đi ngủ.

Trí tuệ nhân tạo (AI) thay đổi sự cân bằng này. Những nhiệm vụ trước đây cần phải thuê người – hoặc tự mình làm một cách kém hiệu quả – giờ đây chỉ mất vài phút nếu có phương pháp đúng đắn.

Những điều cần biết

Sê-ri này được chia thành các bài học thực tiễn, tập trung. Mỗi bài học đều dựa trên bài trước đó, với các bài tập thực hành và bài kiểm tra để củng cố kiến ​​thức đã học. Bạn có thể hoàn thành toàn bộ khóa học trong một lần hoặc học một bài mỗi ngày.

Những điều bạn sẽ học được

Sau khi hoàn thành khóa học này, bạn sẽ có thể:

• Xác định những nhiệm vụ kinh doanh nào phù hợp để tự động hóa bằng AI
• Tạo nội dung tiếp thị không nghe giống robot
• Xây dựng kênh giao tiếp khách hàng có khả năng mở rộng
• Tổ chức công việc hành chính tốn nhiều thời gian
• Sử dụng AI cho phân tích và lập kế hoạch tài chính cơ bản
• Triển khai các công cụ AI mà không tốn quá nhiều chi phí

AI thực sự có thể làm gì cho bạn?

Hãy thực tế về khả năng của AI:

AI rất giỏi trong:

• Bản nháp đầu tiên (email, bài đăng, mô tả, đề xuất)
• Nghiên cứu và tóm tắt
• Định dạng và tổ chức thông tin
• Giao tiếp lặp đi lặp lại (phản hồi, theo dõi)
• Phân tích cơ bản (mẫu, so sánh, tóm tắt)
• Động não và tạo ra các lựa chọn

AI vẫn gặp khó khăn với:

• Các quyết định chiến lược định hình doanh nghiệp của bạn
• Xây dựng mối quan hệ con người chân thành
• Bất cứ điều gì đòi hỏi chuyên môn sâu rộng trong ngành
• Hiểu bối cảnh kinh doanh cụ thể của bạn mà không cần hướng dẫn
• Công việc sáng tạo hoàn toàn không thể đoán trước
• Các quyết định mang tính phán đoán với những đánh đổi tinh tế

Điểm mạnh: AI xử lý các công việc máy móc còn lại, bạn sẽ đóng vai trò là người đưa ra phán đoán và sự tinh tế cá nhân.

Framework đánh giá nhiệm vụ

Hãy nhìn nhận các nhiệm vụ hàng ngày của bạn qua lăng kính này:

GIÁ TRỊ CAO + PHẢI LÀ BẠN = Tập trung vào đây
├── Chiến lược và tầm nhìn
├── Mối quan hệ khách hàng quan trọng
├── Các quyết định quan trọng
└── Công việc chỉ bạn mới có thể làm

GIÁ TRỊ CAO + TRÍ TUỆ NHÂN TẠO CÓ THỂ HỖ TRỢ = Cơ hội lớn nhất
├── Nội dung tiếp thị (AI soạn thảo, bạn chỉnh sửa)
├── Giao tiếp với khách hàng (AI bắt đầu, bạn cá nhân hóa)
├── Đề xuất và tài liệu (AI cấu trúc, bạn bổ sung chuyên môn)
└── Phân tích (AI xử lý, bạn diễn giải)

GIÁ TRỊ THẤP + PHẢI LÀ BẠN = Giảm thiểu
├── Bạn có thể ủy thác việc này không?
├── Bạn có thể loại bỏ việc này không?
└── Bạn có thể làm việc này ít thường xuyên hơn không?

GIÁ TRỊ THẤP + TRÍ TUỆ NHÂN TẠO CÓ THỂ LÀM ĐƯỢC = Tự động hóa
├── Email và phản hồi thường xuyên
├── Lên lịch đăng bài trên mạng xã hội
├── Định dạng và nhập dữ liệu
└── Các nhiệm vụ nghiên cứu cơ bản

Hãy tập trung năng lượng của bạn: “Giá trị cao + AI có thể hỗ trợ” là nơi bạn có thể tận dụng tối đa sức mạnh.

Kiểm tra nhiệm vụ kinh doanh của bạn

Hãy cùng xác định các cơ hội ứng dụng AI của bạn:

AI: "Hãy giúp tôi đánh giá tiềm năng tự động hóa bằng AI trong các nhiệm vụ kinh doanh của mình.

Loại hình kinh doanh của tôi: [Công việc của bạn]
Tuần làm việc điển hình của tôi bao gồm:

Các nhiệm vụ tôi làm hàng ngày:
- [Nhiệm vụ 1]
- [Nhiệm vụ 2]
- [Nhiệm vụ 3]

Các nhiệm vụ tôi làm hàng tuần:
- [Nhiệm vụ 1]
- [Nhiệm vụ 2]

Các nhiệm vụ tôi ngại hoặc trì hoãn:
- [Nhiệm vụ 1]
- [Nhiệm vụ 2]

Đối với mỗi nhiệm vụ, hãy cho tôi biết:

1. AI có thể giúp được không? (Có/Một phần/Không)
2. AI sẽ giúp cụ thể như thế nào?
3. Ước tính thời gian tiết kiệm được
4. Tôi vẫn cần tự làm những gì?"

Các lĩnh vực AI phổ biến giúp doanh nghiệp nhỏ thành công

Marketing (Tiếp thị):

• Bài đăng và chú thích trên mạng xã hội
• Bản tin và chiến dịch email
• Nội dung trang web và mô tả sản phẩm
• Bản nháp đầu tiên của nội dung blog
• Các biến thể của nội dung quảng cáo

Giao tiếp với khách hàng:

• Mẫu trả lời cho các câu hỏi thường gặp
• Chuỗi email theo dõi
• Tin nhắn cảm ơn và xác nhận
• Yêu cầu đánh giá
• Tài liệu Hỏi đáp thường gặp

Vận hành:

• Quy trình hoạt động tiêu chuẩn
• Tài liệu quy trình
• Ghi chú và tóm tắt cuộc họp
• Hỗ trợ lập kế hoạch
• Mô tả hàng tồn kho

Tài chính/Quản trị:

• Bản nháp hóa đơn và đề xuất
• Hỗ trợ phân loại chi phí
• Tóm tắt tài chính cơ bản
• Hỗ trợ xem xét hợp đồng
• Định dạng báo cáo

Trình tự triển khai

Đừng cố gắng tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Hãy làm theo thứ tự này:

Tuần 1 - 2: Chọn một lĩnh vực. Chọn nhiệm vụ mà:

• Bạn thường xuyên thực hiện
• Tốn nhiều thời gian
• Gây khó chịu nhất cho bạn
• Có các mẫu rõ ràng để làm theo

Tuần 3 - 4: Xây dựng quy trình

• Tạo các prompt và template
• Kiểm tra và tinh chỉnh kết quả
• Ghi lại những gì hiệu quả

Tuần 5 - 6: Mở rộng

• Thêm lĩnh vực nhiệm vụ tiếp theo
• Xây dựng dựa trên những gì bạn đã học được
• Điều chỉnh các prompt dựa trên kinh nghiệm

Liên tục: Lặp lại

• Mỗi nhiệm vụ sẽ được cải thiện theo thời gian
• Bạn học được những gì AI làm tốt cho doanh nghiệp CỦA MÌNH
• Hệ thống của bạn trở nên có giá trị hơn

Kỳ vọng thực tế

Đây là những gì thực sự xảy ra khi các doanh nghiệp nhỏ triển khai AI:

Tháng đầu tiên:

• Có những thành công, có những khó khăn
• Mất thời gian làm quen với các prompt
• Chất lượng không nhất quán
• Thời gian đầu tư để học ≈ thời gian tiết kiệm được

Tháng thứ hai:

• Các prompt được cải thiện
• Nhanh hơn trong việc nhận ra AI giúp ích ở đâu
• Bắt đầu thấy tiết kiệm thời gian thực sự
• Xây dựng dựa trên những gì hiệu quả

Tháng thứ ba trở đi:

• Lợi tức đầu tư (ROI) rõ ràng xuất hiện
• AI trở thành một phần tự nhiên của quy trình làm việc
• Tự hỏi trước đây bạn đã làm như thế nào
• Tìm ra những cách sử dụng mới mà bạn chưa từng nghĩ đến

Những điều bạn sẽ không mất đi

Những nỗi sợ hãi thường gặp về AI trong doanh nghiệp nhỏ:

“Tôi sẽ mất đi sự tương tác cá nhân”. Thực tế: AI xử lý các phần kỹ thuật, giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tương tác cá nhân ở những khía cạnh quan trọng.

“Khách hàng sẽ biết đó là AI”. Thực tế: Khách hàng quan tâm đến việc được hỗ trợ, chứ không phải cách bạn soạn thảo phiên bản đầu tiên. AI + chỉnh sửa cá nhân của bạn = đủ tốt.

“Nó quá phức tạp đối với tôi”. Thực tế: Nếu bạn có thể viết email giải thích những gì mình cần, bạn có thể sử dụng AI. Không cần lập trình.

“Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi trở nên phụ thuộc vào nó?”. Thực tế: Bạn đã phụ thuộc vào các công cụ (email, điện thoại, bảng tính). Đây chỉ là một công cụ khác - một công cụ giúp bạn có năng lực hơn.

Bài tập: Xác định dự án AI đầu tiên của bạn

Hãy xem xét công việc của bạn trong tuần này:

1. Nhiệm vụ nào tốn nhiều thời gian nhất và cảm thấy lặp đi lặp lại?
2. Bạn thường xuyên trì hoãn điều gì vì nó tẻ nhạt?
3. Điều gì sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nếu nó nhanh hơn?

Hãy viết ra một nhiệm vụ cần tự động hóa trước tiên. Chúng ta sẽ xây dựng hệ thống cho nhiệm vụ đó trong suốt sê-ri này.

Những điểm chính cần ghi nhớ

• Trí tuệ nhân tạo (AI) là yếu tố nhân rộng sức mạnh cho các doanh nghiệp nhỏ – giúp làm được nhiều việc hơn với ít nguồn lực hơn
• Những nhiệm vụ phù hợp nhất cho AI: Lặp đi lặp lại, dựa trên mẫu, tốn thời gian
• Những nhiệm vụ cần giữ lại cho bản thân: Các quyết định chiến lược, những mối quan hệ quan trọng, đánh giá chuyên môn
• Hãy bắt đầu với một lĩnh vực có tác động cao, sau đó mở rộng
• Hãy chuẩn bị cho quá trình học hỏi, sau đó bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể thời gian
• AI sẽ xử lý các phần kỹ thuật để bạn có thể tập trung vào những phần liên quan đến con người.