Vì sao hầu hết các email đều không đạt được thành công?

Bạn cần hiểu tâm lý khi viết email. Tại sao một số email nhận được phản hồi và số khác biến mất vào hư không?

Vì sao các email không nhận được phản hồi?

Bạn viết một email, soạn thảo cẩn thận, rồi nhấn gửi. Nhưng rồi không có gì xảy ra cả!

Một ngày trôi qua. Rồi một tuần. Bạn tự hỏi: Họ đã nhận được chưa? Có phải email đã vào mục thư rác không? Họ có đang phớt lờ mình không? Mình có nên gửi email nhắc lại không?

Điều này xảy ra liên tục. Và điều gây khó chịu là hầu hết mọi người nghĩ rằng vấn đề nằm ở người nhận - họ quá bận rộn, quá thô lỗ, quá thiếu tổ chức.

Thông thường, vấn đề nằm ở chính email.

Những gì bạn có thể mong đợi

Sê-ri này được chia thành các bài học thực tiễn, tập trung. Mỗi bài học đều dựa trên bài trước đó, với các bài tập thực hành và bài kiểm tra để củng cố những gì bạn đã học. Bạn có thể hoàn thành toàn bộ sê-ri trong một lần hoặc học một bài mỗi ngày.

Sau khi hoàn thành, bạn sẽ có thể:

• Sắp xếp email sao cho rõ ràng và dễ hiểu
• Viết tiêu đề email thu hút người đọc mở
• Sử dụng giọng điệu phù hợp với các đối tượng và tình huống khác nhau
• Xử lý các cuộc trò chuyện khó khăn một cách chuyên nghiệp (từ chối, khiếu nại, tin xấu)
• Viết email theo dõi hiệu quả mà không gây cảm giác thúc ép
• Xây dựng thư viện template cá nhân cho các tình huống thường gặp

Cách mọi người thực sự đọc email

Đây là những gì xảy ra khi ai đó mở một email:

1. Nhìn lướt qua tiêu đề (0,5 giây)
2. Đọc lướt 2-3 dòng đầu tiên (2 giây)
3. Đưa ra quyết định: Đọc, đọc lướt hoặc bỏ qua (1 giây)

Tổng thời gian trước khi quyết định: Khoảng 3 giây.

Nếu email của bạn không vượt qua bài kiểm tra 3 giây này, nó sẽ bị đẩy xuống "sau". Và "sau" thường trở thành "không bao giờ".

Mọi người tìm kiếm điều gì khi đọc email:

• Email này đến từ ai? (Tôi có quen họ không?)
• Họ muốn gì? (Có khẩn cấp không? Quan trọng không?)
• Việc này sẽ tốn bao nhiêu công sức? (Tôi có thể xử lý nhanh chóng không?)

Nếu bất kỳ câu trả lời nào không rõ ràng, email sẽ bị bỏ qua.

Phương trình nỗ lực

Đây là phép toán khắc nghiệt:

• Xác suất phản hồi = Giá trị của việc phản hồi ÷ Nỗ lực cần thiết
• Giá trị: Người nhận có quan tâm đến điều này không? Có lợi ích gì khi phản hồi không?
• Nỗ lực: Sẽ mất bao lâu? Cần suy nghĩ bao nhiêu? Họ có cần tìm kiếm thông tin không?

Hầu hết các email thất bại vì:

• Giá trị không rõ ràng (tại sao tôi phải quan tâm?)
• Nỗ lực quá cao (điều này đòi hỏi một câu trả lời dài)
• Yêu cầu bị che giấu (tôi thậm chí không biết bạn muốn gì)

Điều gì giúp email nhận được phản hồi

Những email nhận được phản hồi có những đặc điểm chung:

• Mục đích rõ ràng. Trong vòng 5 giây, người đọc biết lý do bạn viết.
• Yêu cầu rõ ràng. Yêu cầu được nêu rõ ràng, không bị che giấu.
• Nỗ lực tối thiểu. Dễ trả lời. Câu hỏi có/không. Trắc nghiệm. Các lựa chọn cụ thể.
• Định dạng dễ đọc lướt. Đoạn văn ngắn. Gạch đầu dòng. Thông tin chính được in đậm.
• Độ dài phù hợp. Đủ dài để hữu ích, đủ ngắn để dễ đọc.

Những gì bị bỏ qua

• Đoạn văn quá dài. Không ai muốn phải đọc những đoạn văn dày đặc trên màn hình điện thoại.
• Mục đích mơ hồ. Câu "Chỉ muốn hỏi thăm" chẳng có ý nghĩa gì.
• Yêu cầu bị giấu kín. Yêu cầu bị ẩn ở đoạn thứ tư.
• Quá nhiều yêu cầu. Nhiều câu hỏi đồng nghĩa với việc không câu hỏi nào được trả lời.
• Câu hỏi đòi hỏi nhiều nỗ lực. Câu hỏi "Bạn nghĩ gì về chiến lược của chúng tôi?" cần một bài luận dài.
• Thiếu ngữ cảnh. Giả định rằng họ nhớ những chi tiết mà họ không nhớ.

Một ví dụ nhanh

Email dễ bị bỏ qua:

Chào John,

Tôi hy vọng anh vẫn khỏe. Tôi muốn liên lạc với anh vì tôi đã suy nghĩ về cuộc trò chuyện của chúng ta hồi quý trước liên quan đến tiềm năng hợp tác giữa các phòng ban. Như anh biết, gần đây đã có một số diễn biến có thể thay đổi cách chúng ta tiếp cận các sáng kiến ​​hợp tác. Tôi tự hỏi liệu anh có thể dành chút thời gian trong những tuần tới để thảo luận về cách chúng ta có thể tiến hành khám phá một số ý tưởng đã đề cập trước đây hay không.

Hãy cho tôi biết suy nghĩ của anh nhé!

Email nhận được phản hồi:

Chào John,

Hãy tiếp nối cuộc trò chuyện quý 3 của chúng ta về sự phối hợp giữa marketing và bán hàng.

Một câu hỏi nhanh: Anh có rảnh 30 phút vào tuần tới để thảo luận về quy trình chuyển giao khách hàng tiềm năng không? Tôi có một đề xuất cụ thể muốn nhận ý kiến ​​của anh.

Tôi rảnh vào thứ Ba từ 2 - 4 giờ chiều hoặc sáng thứ Năm.

Cùng một yêu cầu. Nhưng email thứ hai sẽ nhận được hồi đáp.

Những điểm chính cần ghi nhớ

• Mọi người chỉ lướt qua email trong 3 giây trước khi quyết định đọc hay bỏ qua
• Khả năng phản hồi = Giá trị ÷ Nỗ lực
• Mục đích rõ ràng, yêu cầu cụ thể, nỗ lực tối thiểu = phản hồi
• Văn bản dài dòng, mục đích mơ hồ, yêu cầu khó hiểu = bị bỏ qua
• Cấu trúc và sự rõ ràng quan trọng hơn sự hùng biện