Chuẩn bị cuộc họp tự động với Copilot Cowork

Xây dựng workflow Copilot Cowork để lấy email, file và ghi chú cuộc họp trước đó nhằm tạo ra tài liệu tóm tắt, dự thảo chương trình nghị sự và chặn lịch chuẩn bị.

45 phút cho mỗi cuộc họp quan trọng

Bạn có một cuộc họp với khách hàng vào ngày mai. Vì vậy, bạn dành 15 phút để tìm kiếm trong Outlook chuỗi email mới nhất. Thêm 10 phút nữa để lục tìm trong Teams cuộc trò chuyện về tiến độ dự án. Sau đó, thêm 10 phút nữa để tìm tài liệu đề xuất mà đồng nghiệp của bạn đã chia sẻ tuần trước. Cuối cùng, 10 phút để tổng hợp tất cả thành một bản tóm tắt mạch lạc. Đó là 45 phút - và bạn thậm chí còn chưa bắt đầu nghĩ về những gì sẽ nói trong cuộc họp.

Cowork làm điều này chỉ trong khoảng 3 phút.

Đến cuối bài học này, bạn sẽ có một quy trình chuẩn bị cuộc họp tạo ra tài liệu tóm tắt, dự thảo chương trình họp và chặn lịch chuẩn bị từ một prompt duy nhất.

Quy trình chuẩn bị cuộc họp

Đây là prompt hoàn chỉnh để thử trong Copilot Chat. Chọn một cuộc họp thực tế từ lịch của bạn trong tuần này:

Tôi có một cuộc họp với [tên người/nhóm] vào [ngày] về [chủ đề].
Hãy chuẩn bị cho tôi bằng cách thực hiện những điều sau:

1. Tìm tất cả các chuỗi email giữa tôi và [tên người/nhóm] trong
    2 tuần qua liên quan đến [chủ đề]
2. Lấy bất kỳ file hoặc tài liệu được chia sẻ nào liên quan đến dự án này từ
    OneDrive và SharePoint
3. Tóm tắt các điểm thảo luận chính từ cuộc họp Teams gần đây nhất của chúng tôi
4. Tạo một tài liệu tóm tắt bao gồm:
    - Tóm tắt bối cảnh (2-3 đoạn)
    - Các câu hỏi chính cần giải quyết
    - Bất kỳ cam kết nào được đưa ra bởi cả hai bên
    - Các điểm dữ liệu hoặc số liệu liên quan
5. Soạn thảo chương trình cuộc họp với phân bổ thời gian
6. Dành 15 phút trên lịch trước cuộc họp để chuẩn bị

Điều gì xảy ra tiếp theo: Cowork sẽ biến điều này thành một kế hoạch nhiều bước. Bạn sẽ thấy nó bắt đầu lấy thông tin từ email, lịch sử Teams và bộ nhớ lưu trữ file của bạn. Tại các checkpoint, nó sẽ hiển thị cho bạn những gì đã tìm thấy và hỏi bạn có muốn điều chỉnh phạm vi hay không.

✅ Kiểm tra nhanh: Workflow này sử dụng bao nhiêu nguồn dữ liệu M365?

Câu trả lời: Ít nhất 4 – Outlook, Teams, OneDrive/SharePoint và Calendar.

Điều chỉnh prompt để có kết quả tốt hơn

Prompt trên hoạt động tốt, nhưng bạn sẽ nhận được kết quả chính xác hơn với một vài điều chỉnh. Đây là những gì cần điều chỉnh:

Thêm ngữ cảnh cho người đọc:

Bản tóm tắt chỉ dành cho tôi – sử dụng gạch đầu dòng, bỏ qua
các thủ tục rườm rà, tập trung vào những gì tôi cần biết và những gì tôi cần quyết định.

Với:

Bản tóm tắt sẽ được chia sẻ với nhóm điều hành. Sử dụng
giọng văn chuyên nghiệp, bao gồm trích dẫn nguồn và cấu trúc nó
với các tiêu đề phần rõ ràng.

Cowork điều chỉnh định dạng đầu ra dựa trên người đọc. Tài liệu chuẩn bị riêng tư thì ngắn gọn và không chính thức. Bản tóm tắt dành cho các bên liên quan thì trau chuốt hơn.

Thêm giới hạn thời gian:

Nếu dự án của bạn đã chạy trong nhiều tháng, việc tìm kiếm không giới hạn sẽ tạo ra quá nhiều thông tin nhiễu. Hãy thêm:

Chỉ tập trung vào các thông tin liên lạc và file từ 2 tuần gần đây.
Bỏ qua bất cứ thứ gì trước ngày 1 tháng 3.

Chỉ định những gì cần loại trừ:

Bỏ qua bất kỳ thông tin liên lạc nội bộ nào của bộ phận Nhân sự. Chỉ bao gồm các luồng thông tin liên quan đến dự án.

Điều này giúp ngăn chặn nội dung nhạy cảm hoặc không liên quan xuất hiện trong bản tóm tắt của bạn.

✅ Kiểm tra nhanh: Nêu hai cải tiến giúp cải thiện chất lượng chuẩn bị cuộc họp.

Câu trả lời: Giới hạn thời gian và bối cảnh người tham dự là những yếu tố có tác động lớn nhất.

Xác minh kết quả workflow của bạn

Cowork sẽ tạo ra gói tài liệu của bạn, nhưng bạn cần xác minh nó trước khi sử dụng. Đây là danh sách kiểm tra của bạn:

Vấn đề thường gặp: Cowork đôi khi gán nhầm người nhận bình luận trong một chuỗi email dài. Luôn xác minh trực tiếp các trích dẫn và cam kết cụ thể trước cuộc họp.

Hãy tự mình thử nghiệm!

Chọn cuộc họp quan trọng nhất trong tuần này và chạy toàn bộ quy trình chuẩn bị cuộc họp. Đây là phiên bản đơn giản hóa:

Chuẩn bị cho tôi cuộc họp [ngày] với [tên/nhóm] về [chủ đề].
Lấy các email liên quan từ 2 tuần gần đây, tóm tắt các cuộc trò chuyện gần đây của chúng ta trên Teams về chủ đề này, tìm các file liên quan trong OneDrive,
và tạo một tài liệu tóm tắt với những điểm chính, câu hỏi mở và một chương trình nghị sự dự thảo. Dành 15 phút trước cuộc họp để chuẩn bị.

Sau khi Cowork hoàn thành:

1. Kiểm tra độ chính xác của bản tóm tắt so với trí nhớ của bạn về các cuộc trò chuyện gần đây
2. Xác minh rằng chương trình nghị sự bao gồm các chủ đề chính xác
3. Xác nhận rằng việc chặn lịch đã được tạo
4. Nếu có bất kỳ điều gì sai, hãy cho Cowork biết cần sửa gì - nó sẽ tự điều chỉnh

So sánh thời gian:

• Chuẩn bị cuộc họp thủ công: 30 - 45 phút.
• Cowork: 3 phút để tạo + 5 phút để bạn xem xét = khoảng 8 phút tổng cộng.

Những điểm chính cần ghi nhớ

• Chuẩn bị cuộc họp nhóm bằng cách tích hợp thông tin từ Outlook, Teams, OneDrive/SharePoint và Calendar vào một workflow duy nhất
• Giới hạn thời gian và bối cảnh người tham dự là hai yếu tố tinh chỉnh prompt có tác động lớn nhất
• Luôn xác minh tên, cam kết và các phát biểu được ghi nhận trước khi chia sẻ
• Chặn lịch chuẩn bị đảm bảo bạn thực sự đọc bản tóm tắt trước khi vào phòng
• Thủ công: 30 - 45 phút. Cowork: Khoảng 8 phút bao gồm cả việc xem lại