Sàng lọc email và soạn thảo phản hồi thông minh với Copilot Cowork

200 email, chỉ có 12 email thực sự quan trọng!

Một nhân viên văn phòng trung bình nhận được 120-150 email mỗi ngày. Hầu hết là những email không cần thiết – bản tin, thông báo, thông báo tự động, email được gửi đến những người bạn không yêu cầu. Nhưng ẩn sâu trong đó là 10-15 email thực sự cần sự chú ý của bạn: Câu hỏi của khách hàng, vấn đề cần được giải quyết cấp cao hơn, quyết định đang chờ bạn.

Vấn đề không phải là đọc email. Vấn đề là phải phân loại email có ích từ những email không cần thiết, lặp đi lặp lại suốt cả ngày. Cowork có thể xử lý việc phân loại này – và soạn thảo phản hồi cho những email thường ngày.

Đến cuối bài học này, bạn sẽ có một quy trình phân loại email giúp phân loại hộp thư đến của bạn và soạn thảo các phản hồi mà bạn có thể xem lại và gửi đi.

🔄 Tóm tắt nhanh: Trong bài học trước, bạn đã xây dựng một báo cáo trạng thái được tổng hợp từ nhiều nguồn dữ liệu và cấu trúc đầu ra cho một đối tượng cụ thể. Phân loại email sử dụng nguyên tắc tương tự – tổng hợp dữ liệu (hộp thư đến của bạn), áp dụng logic (quy tắc phân loại) và tạo ra đầu ra có cấu trúc (email đã được phân loại + phản hồi dự thảo).

Quy trình phân loại email

Mở Copilot Chat và thử prompt này:

Xem lại các email chưa đọc của tôi trong 24 giờ qua và phân loại
chúng thành bốn nhóm:

1. **Khẩn cấp - Cần phản hồi của tôi ngay hôm nay**: Các email mà ai đó đang
   chờ tôi đưa ra quyết định, phê duyệt hoặc câu trả lời. Bao gồm
   email từ [liệt kê người gửi VIP: quản lý của bạn, khách hàng quan trọng, v.v...]
2. **Cần hành động - Tuần này**: Yêu cầu, nhiệm vụ hoặc theo dõi
   cần được chú ý nhưng không cần gấp
3. **Chỉ để tham khảo**: Cập nhật, bản tin và CC mà tôi được thông báo
   nhưng không cần hành động
4. **Nhiễu**: Thông báo tự động, email tiếp thị và
    cảnh báo hệ thống mà tôi có thể bỏ qua một cách an toàn

Đối với mỗi email trong mục 1 và 2:
- Hiển thị người gửi, chủ đề và tóm tắt một dòng
- Soạn thảo phản hồi để tôi xem xét (phù hợp với phong cách viết thông thường của tôi --
   chuyên nghiệp nhưng thân thiện, ngắn gọn)

Loại trừ: Người gửi không trả lời, thông báo lịch tự động và tóm tắt danh sách phân phối.

Trình bày kết quả dưới dạng danh sách được sắp xếp với tiêu đề danh mục.

Những gì Cowork làm: Nó quét email chưa đọc của bạn, đọc nội dung và người gửi của từng tin nhắn, áp dụng các quy tắc phân loại của bạn và tạo ra một bản tóm tắt được sắp xếp với những phản hồi dự thảo cho các mục cần hành động.

✅ Kiểm tra nhanh: 4 loại email trong quy trình này là gì? Tại sao "Email rác" lại là một loại riêng biệt với "Email chỉ để tham khảo"?

Câu trả lời: Email chỉ để tham khảo có thể chứa thông tin hữu ích mà bạn chỉ cần xem qua. Email rác có thể được bỏ qua hoàn toàn một cách an toàn.

Tùy chỉnh quy tắc phân loại của bạn

Prompt mặc định hoạt động tốt, nhưng hộp thư đến của bạn có những mẫu mà các quy tắc chung bỏ sót. Đây là cách để tinh chỉnh từng loại:

Thêm người gửi VIP:

Luôn phân loại email từ những người này là Khẩn cấp bất kể
nội dung: [tên người quản lý], [tên khách hàng quan trọng], [tên CEO].

Gia tăng dựa trên từ khóa:

Đánh dấu bất kỳ email nào chứa "hạn chót", "càng sớm càng tốt", "chặn" hoặc
"gia tăng" là Khẩn cấp, ngay cả khi người gửi không có trong danh sách VIP của tôi.

Định tuyến theo dự án cụ thể:

Bất kỳ email nào có "Dự án Phoenix" trong tiêu đề hoặc nội dung đều nên được phân loại là Cần hành động, bất kể các tín hiệu khác.

Lọc nhiễu thông minh hơn:

Hãy coi những email này là nhiễu: email từ địa chỉ không trả lời, tiêu đề
bắt đầu bằng "[Tự động]" hoặc "[Hệ thống]", và bất kỳ email nào mà tôi nằm trong trường BCC.

Soạn thảo phản hồi sao cho giống giọng văn của bạn

Các bản nháp phản hồi chỉ hữu ích nếu chúng nghe giống như do bạn viết. Cowork học hỏi từ thư bạn gửi (thông qua Work IQ), nhưng bạn có thể giúp đỡ:

Thêm hướng dẫn về phong cách:

Đối với các bản nháp phản hồi, hãy phù hợp với phong cách viết của tôi:
- Tôi sử dụng tên riêng, không dùng "Kính gửi ông/bà."
- Tôi giữ email dưới 5 câu
- Tôi kết thúc bằng một bước tiếp theo cụ thể, không dùng "hãy cho tôi biết"
- Tôi sử dụng "Cảm ơn" hoặc "Trân trọng" làm lời chào kết thúc, không bao giờ dùng "Kính chào"

Thêm template phản hồi cho các trường hợp lặp lại:

Đối với yêu cầu họp: Chấp nhận với một ghi chú ngắn xác nhận
chủ đề. Nếu có xung đột, hãy đề xuất hai thời gian thay thế
từ lịch của tôi.

Đối với yêu cầu xem xét tài liệu: Xác nhận đã nhận, cam kết thời gian 
xem xét và hỏi xem có phần cụ thể nào họ 
muốn được ưu tiên phản hồi hay không.

✅ Kiểm tra nhanh: Tại sao việc chỉ định kiểu chữ ký của bạn lại quan trọng trong các bản nháp phản hồi?

Câu trả lời: Vì một phản hồi ghi "Trân trọng" trong khi bạn luôn ghi "Cảm ơn" nghe có vẻ như do người khác viết - và mọi người sẽ nhận ra điều đó.

Thực hiện việc này như một thói quen buổi sáng

Thiết lập có giá trị nhất là chạy quy trình này mỗi sáng trước khi bạn bắt đầu làm việc:

Lên lịch cho việc phân loại email này chạy mỗi ngày trong tuần lúc 8:00 sáng.
Lưu bản tóm tắt được phân loại và các bản nháp phản hồi dưới dạng ghi chú
trong mục Outlook Drafts. Thông báo cho tôi trong Teams khi đã sẵn sàng.

Quy trình buổi sáng của bạn sẽ trở thành:

1. Mở bản tóm tắt phân loại (2 phút để xem lướt qua)
2. Xem lại và gửi các bản nháp phản hồi Khẩn cấp (5-10 phút)
3. Xem nhanh các mục Cần hành động và lên lịch thời gian cho chúng
4. Tự tin bỏ qua mọi thứ trong mục Thông tin và Thư rác

So sánh thời gian:

• Phân loại hộp thư đến thủ công: 30-45 phút cuộn, đọc và chuyển đổi ngữ cảnh.
• Cowork : 2 phút tạo + 10 phút xem lại và gửi = khoảng 12 phút.

Những điều cần lưu ý

Những điểm chính cần ghi nhớ

• Phân loại email hiệu quả nhất khi chia thành 4 danh mục rõ ràng: Khẩn cấp, Cần hành động, Thông tin tham khảo và Thư rác
• Danh sách người gửi VIP và các quy tắc ưu tiên từ khóa giúp ngăn chặn những email quan trọng bị bỏ sót
• Các bản nháp thư trả lời nên phù hợp với phong cách viết của bạn -- hãy chỉ rõ chữ ký, độ dài và giọng điệu
• Lên lịch quy trình làm việc mỗi sáng để bạn bắt đầu mỗi ngày với hộp thư đến được sắp xếp và ưu tiên
• Thủ công: 30-45 phút mỗi ngày. Cowork: Khoảng 12 phút bao gồm cả xem xét và gửi