Copilot Cowork: Xây dựng quy trình làm việc AI trong Microsoft 365

Công việc của bạn giờ đây vận hành tự động

Bạn có 7 cuộc họp trong tuần này, 2 báo cáo tình trạng cần nộp, hộp thư đến với 200 email và một bài thuyết trình quý cần phải hoàn thành trước thứ Sáu. Bạn biết phải làm gì cho từng nhiệm vụ – vấn đề không phải là kỹ năng, mà là thời gian.

Copilot Cowork thay đổi điều đó. Thay vì hỏi AI từng câu một, bạn chỉ cần mô tả kết quả mong muốn – “giúp tôi chuẩn bị cho cuộc họp hội đồng quản trị ngày mai” hoặc “xây dựng báo cáo tình trạng tuần này từ các cuộc trò chuyện trên Teams và Planner của tôi” – và Cowork sẽ biến điều đó thành một kế hoạch nhiều bước chạy trên Outlook, Teams, Excel, PowerPoint và SharePoint. Nó hoạt động ngầm, kiểm tra khi cần đầu vào của bạn và cung cấp kết quả hoàn chỉnh để bạn có thể xem xét, chỉnh sửa và gửi đi.

Khóa học này dạy bạn cách xây dựng workflow thực tế, chứ không phải các bản demo chơi chơi.

Sau khi hoàn thành khóa học này, bạn sẽ có thể:

• Xây dựng quy trình chuẩn bị cuộc họp tự động lấy tài liệu, tóm tắt nội dung và soạn thảo chương trình họp
• Tạo báo cáo trạng thái hàng tuần từ dữ liệu phân tán trên Teams, email và Planner
• Sắp xếp hộp thư đến của bạn bằng cách phân loại thông minh và soạn thảo phản hồi sẵn sàng để xem xét
• Tạo các quy trình chuyển đổi dữ liệu thành bài thuyết trình, phân tích dữ liệu Excel và xuất ra những slide PowerPoint hoàn chỉnh
• Theo dõi các dự án trên Teams, Planner và SharePoint trong một workflow phối hợp
• Kết nối và khắc phục sự cố các workflow xử lý những trường hợp ngoại lệ thực tế

Những gì bạn sẽ học được

• Giải thích cách Copilot Cowork thực hiện các workflow nhiều bước trên các ứng dụng Microsoft 365
• Xây dựng các quy trình chuẩn bị cuộc họp tự động lấy dữ liệu từ email, file và lịch
• Tạo báo cáo trạng thái định kỳ tổng hợp dữ liệu từ Teams, email và Planner
• Thiết kế các quy trình phân loại email, ưu tiên và soạn thảo phản hồi
• Triển khai các quy trình phân tích dữ liệu chuyển thông tin chi tiết từ Excel sang bài thuyết trình PowerPoint
• Đánh giá kết quả đầu ra của workflow tại các checkpoint và tinh chỉnh những prompt để có kết quả tốt hơn

Sau khóa học này, bạn có thể:

• Xây dựng quy trình chuẩn bị cuộc họp tự động, thu thập email, file và ghi chú cũ vào tài liệu tóm tắt, chương trình họp dự thảo và chặn lịch
• Tạo báo cáo trạng thái định kỳ tổng hợp dữ liệu từ các kênh Teams, chuỗi email và bảng Planner mà không cần biên soạn thủ công
• Thiết kế quy trình phân loại email, ưu tiên và soạn thảo phản hồi - xử lý hơn 200 email mỗi ngày mà không bị quá tải
• Định vị bản thân như một chuyên gia tự động hóa workflow trong sơ yếu lý lịch của bạn, một kỹ năng đang rất được săn đón khi các doanh nghiệp áp dụng những AI agent
• Triển khai các pipeline dữ liệu thành bài thuyết trình, chuyển phân tích Excel trực tiếp thành những slide PowerPoint sẵn sàng thuyết trình chỉ trong vài phút

Những gì bạn sẽ xây dựng

Công cụ theo dõi dự án đa ứng dụng

Xây dựng workflow Copilot Cowork giám sát các mốc quan trọng trên Teams, Planner và SharePoint, tự động gắn cờ rủi ro và tạo ra công cụ theo dõi hàng tuần tổng hợp cho những bên liên quan.

Công cụ tạo bản tóm tắt tự động cho lãnh đạo

Thiết kế workflow nhiều bước thu thập thông tin cập nhật từ email, Teams và lịch, tổng hợp các quyết định và trở ngại chính, và cung cấp bản tóm tắt hoàn chỉnh cho lãnh đạo vào mỗi sáng thứ Hai.

Khả năng xây dựng workflow Copilot Cowork

Chứng minh bạn có thể thiết kế, kiểm thử và triển khai các workflow AI nhiều bước trên Microsoft 365 bằng Copilot Cowork.

Điều kiện tiên quyết

• Giấy phép Microsoft 365 Copilot đang hoạt động với quyền truy cập Frontier
• Quen thuộc với Outlook, Teams, Excel và PowerPoint

Đối tượng phù hợp

• Nhân viên bị ngập trong các cuộc họp, email và cập nhật trạng thái
• Quản lý dự án theo dõi công việc trên nhiều công cụ Microsoft 365
• Trưởng nhóm dành hàng giờ để tổng hợp báo cáo từ nhiều nguồn khác nhau
• Chuyên gia vận hành muốn tự động hóa các workflow lặp đi lặp lại giữa những ứng dụng
• Bất kỳ ai có giấy phép Microsoft 365 Copilot và muốn Cowork thực hiện công việc thực sự, chứ không chỉ trả lời câu hỏi

Chào mừng đến với Copilot Cowork

Hãy tìm hiểu Copilot Cowork là gì, nó khác với tính năng Copilot Chat thông thường như thế nào và xây dựng workflow nhiều bước đầu tiên của bạn trong vòng chưa đầy 5 phút.

Điều gì sẽ xảy ra nếu máy tính của bạn làm những công việc nhàm chán trong khi bạn làm công việc thực sự của mình?

Hiện tại, việc nhận trợ giúp từ AI tại nơi làm việc trông như thế này: Mở Copilot, nhập một prompt, nhận phản hồi, sao chép nó vào đâu đó, sau đó nhập một prompt khác cho bước tiếp theo. Chắc chắn là hữu ích, nhưng bạn vẫn là người điều khiển mọi hành động.

Copilot Cowork hoàn toàn đảo ngược mô hình đó. Được ra mắt vào tháng 3 năm 2026 như một phần của Microsoft 365 Copilot Wave 3, Cowork cho phép bạn mô tả một kết quả - không phải một nhiệm vụ đơn lẻ, mà là một kết quả - và sau đó nó xây dựng một kế hoạch, thực hiện các bước trên những ứng dụng M365 và liên lạc với bạn vào những thời điểm quan trọng.

Đến cuối bài học này, bạn sẽ hiểu cách Cowork hoạt động và có workflow thực sự đầu tiên của mình đang chạy.

Những điều bạn sẽ học

Trong khóa học này, bạn sẽ xây dựng 6 workflow tự động hoàn chỉnh:

1. Chuẩn bị cuộc họp, thu thập tài liệu, email và ghi chú thành một gói tóm tắt
2. Báo cáo trạng thái hàng tuần tự động tổng hợp từ Teams, email và Planner
3. Phân loại email, ưu tiên và soạn thảo phản hồi
4. Quy trình chuyển đổi dữ liệu thành bài thuyết trình PowerPoint, biến phân tích Excel thành bài thuyết trình PowerPoint
5. Theo dõi dự án trên Teams, Planner và SharePoint
6. Các workflow tùy chỉnh do bạn thiết kế cho công việc cụ thể của mình

Mỗi bài học đều mang tính thực hành. Bạn sẽ xây dựng workflow song song với bài học, vì vậy bạn sẽ có được một sản phẩm thực sự hoạt động được.

Cách Cowork thực sự hoạt động (Phiên bản 60 giây)

Hãy hình dung Copilot thông thường như một trợ lý thông minh chỉ trả lời một câu hỏi tại một thời điểm. Hãy hình dung Cowork như một đồng nghiệp mà bạn có thể giao dự án.

Đây là quy trình:

1. Bạn mô tả kết quả mong muốn: "Chuẩn bị cho tôi cuộc họp khách hàng với Acme Corp vào ngày mai".
2. Cowork xây dựng kế hoạch: Nó xác định những việc cần làm - lấy email gần đây từ Acme, tìm bản nháp đề xuất mới nhất, tóm tắt cuộc gọi Teams gần nhất, tạo tài liệu tóm tắt.
3. Nó thực thi trong nền: Được hỗ trợ bởi Work IQ (lớp trí tuệ của Microsoft đọc tín hiệu trên các ứng dụng M365 của bạn), Cowork bắt đầu lấy dữ liệu và tạo ra kết quả.
4. Các checkpoint giúp bạn kiểm soát: Tại những bước quan trọng, Cowork sẽ hiển thị những gì nó đã làm và yêu cầu phê duyệt trước khi áp dụng các thay đổi. Bạn có thể điều chỉnh, chuyển hướng hoặc tạm dừng bất cứ lúc nào.
5. Bạn nhận được kết quả hoàn chỉnh: Một tài liệu tóm tắt trong Word, một khối chuẩn bị trên lịch của bạn, một bản trình chiếu nếu bạn cần - sẵn sàng để xem xét.

Toàn bộ quy trình hoạt động bên trong framework bảo mật và quản trị Microsoft 365 hiện có của bạn. Cùng một danh tính, cùng một quyền hạn, cùng một chính sách tuân thủ. Nhóm CNTT của bạn có thể kiểm tra mọi hành động.

✅ Kiểm tra nhanh: 5 bước trong workflow Cowork là gì?

Gợi ý: Mô tả, lập kế hoạch, thực hiện, checkpoint, bàn giao.

Workflow đầu tiên của bạn: Giải quyết xung đột lịch

Hãy thực hiện điều này trong thực tế. Mở Copilot Chat trong Microsoft 365 (thông qua microsoft365.com hoặc thanh bên của bất kỳ ứng dụng M365 nào) và thử prompt này:

Xem lại lịch của tôi cho tuần tới. Xác định bất kỳ xung đột lịch trình nào
hoặc các cuộc họp liên tiếp không có thời gian nghỉ. Đánh dấu bất kỳ cuộc họp nào
có vẻ ưu tiên thấp dựa trên chủ đề và danh sách người tham dự. Đề xuất
một lịch trình sửa đổi bảo vệ ít nhất hai khối tập trung 30 phút
mỗi ngày.

Điều gì xảy ra:

Cowork xem xét lịch Outlook của bạn, xác định các xung đột và đưa ra một lịch trình sửa đổi được đề xuất. Nó sẽ không thực hiện thay đổi nếu không có sự chấp thuận của bạn - nó chỉ hiển thị những gì được đề xuất và chờ sự đồng ý của bạn.

So sánh thời gian trước/sau:

• Thủ công: 20-30 phút để xem lại lịch, đối chiếu các ưu tiên, gửi email cho mọi người để lên lịch lại
• Cowork: khoảng 2 phút để tạo kế hoạch, sau đó là sự chấp thuận của bạn.

Những điều cần kiểm tra:

• Nó đã xác định đúng các xung đột chưa?
• Các flag "ưu tiên thấp" có hợp lý không?
• Lịch trình đã sửa đổi có thực sự có các khoảng thời gian tập trung vào những nơi bạn cần không?

Nếu có gì không ổn, hãy báo cho Cowork. Hãy nói: "Cuộc họp lúc 3 giờ chiều thực ra là ưu tiên cao - hãy giữ nguyên. Nhưng hãy chuyển cuộc họp nhóm giao ban sang buổi sáng". Nó sẽ điều chỉnh kế hoạch và hỏi lại.

Những điểm chính cần lưu ý

• Copilot Cowork thực hiện các kế hoạch nhiều bước trên các ứng dụng M365, chứ không chỉ là phản hồi một bước duy nhất.
• Work IQ cung cấp ngữ cảnh cho Cowork từ email, cuộc họp, file và mô hình cộng tác của bạn.
• Mỗi workflow đều có các checkpoint để bạn xem xét và phê duyệt trước khi áp dụng những thay đổi.
• Bạn mô tả kết quả bằng ngôn ngữ tự nhiên - không cần lập trình, không cần menu cấu hình.
• Nó hoạt động bên trong framework bảo mật và tuân thủ M365 hiện có của bạn.

Thử ngay: Workflow cộng tác đầu tiên của bạn

Mở Microsoft Copilot Cowork (trong M365) hoặc Copilot thông thường:

Đóng vai trò là Copilot Cowork agent của tôi. Thiết kế một workflow nhiều bước trên các ứng dụng M365 cho một tác vụ tôi thực hiện lặp đi lặp lại.

Về nhiệm vụ:
- Nhiệm vụ lặp đi lặp lại tôi muốn tự động hóa (mô tả toàn bộ quy trình): []
- Các ứng dụng liên quan (Outlook / Teams / Word / Excel / SharePoint / OneDrive): []
- Các nguồn dữ liệu bạn cần đọc: []
- Kết quả mong muốn (email nháp / tài liệu / chặn lịch / tóm tắt): []
- Tần suất (một lần / hàng ngày / hàng tuần): []
- Các bên liên quan sẽ xem kết quả: []

Cần chuẩn bị TRƯỚC KHI thực hiện bất kỳ điều gì:
1. KẾ HOẠCH QUY TRÌNH CÔNG VIỆC với các bước được đánh số + ứng dụng M365 nào thực hiện từng bước
2. DỮ LIỆU CẦN ĐỌC (email / file / cuộc họp / SharePoint)
3. DỮ LIỆU CẦN GHI / TẠO (email / file / lịch)
4. CÁC CHECKPOINT để tôi xem xét (phê duyệt trước khi gửi / phê duyệt trước khi lưu)
5. 3 CHẾ ĐỘ LỖI + kế hoạch khắc phục cho mỗi chế độ
6. KIỂM TRA TUÂN THỦ / BẢO MẬT — việc này có tôn trọng ranh giới dữ liệu của tổ chức tôi không?
7. Chỉ số KPI để theo dõi xem việc tự động hóa này có đáng để duy trì hay không

QUY TẮC BẮT BUỘC:
- DỪNG lại trước khi gửi bất kỳ thông tin nào ra bên ngoài (email/tin nhắn Teams cho người ngoài tổ chức của tôi) - yêu cầu phê duyệt.
- Tôn trọng nhãn bảo mật - không bao giờ hạ cấp mức độ bảo mật.
- Giữ tất cả các hành động trong tài khoản M365 của tôi - không bao giờ đẩy dữ liệu sang các công cụ bên ngoài.
- Nếu dữ liệu Work IQ đã lỗi thời, hãy cho tôi biết nguồn nào cần cập nhật.
- Chỉ tạo bản nháp cho nội dung dành cho khách hàng - tôi sẽ xem lại nội dung trước khi gửi.

Những gì bạn sẽ thấy: Một workflow Cowork với các checkpoint đánh giá trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào trên M365.